Was Schweizer Unternehmen jetzt prüfen sollten!
Microsoft führt eine neue Einstellung für die Datenhaltung bestimmter Microsoft-365-
Dienste ein: «Store Microsoft 365 customer data in-country». Für berechtigte Schweizer Unternehmen bedeutet dies:
Sie können festlegen, ob bestimmte Microsoft-365-Kundendaten im Ruhezustand weiterhin in der Schweiz gespeichert werden sollen oder ob Microsoft sie regional innerhalb der EU Data Boundary speichern darf. Unternehmen sollten deshalb jetzt prüfen, welche Mitarbeiter noch SMS oder Sprachanrufe für die Anmeldung verwenden und rechtzeitig auf moderne, sicherere Verfahren umsteigen.
Für Schweizer Unternehmen ist diese Änderung besonders relevant, wenn der Datenstandort Schweiz bewusst gewählt wurde oder aufgrund interner, vertraglicher oder regulatorischer Anforderungen eine Rolle spielt. Je nach bestehendem Tenant kann die neue Einstellung bereits aktiviert oder deaktiviert sein. IT-Verantwortliche sollten deshalb ihren eigenen Tenant prüfen und vor dem 14. Dezember 2026 bewusst entscheiden, welche Einstellung zu den Anforderungen ihres Unternehmens passt.
Was ändert sich für Schweizer Unternehmen?
Die neue Einstellung gilt für berechtigte kommerzielle Microsoft-365-Tenants mit der Schweiz als Standard-Geografie.
Nicht jeder Schweizer Tenant sieht diese Einstellung. Bei Tenants mit Advanced Data Residency (ADR), Advanced Data Residency for Education (ADR-E) oder Multi-Geo Capabilities ist sie nicht verfügbar, da die Datenresidenz bereits über diese Angebote geregelt wird. Auch weitere Voraussetzungen können die Berechtigung beeinflussen.
Betroffen sind die Microsoft 365 Core Services Exchange Online, SharePoint, OneDrive for Business, Microsoft Teams sowie Microsoft 365 Copilot und Microsoft 365 Copilot Chat.
Ist «Store Microsoft 365 customer data in-country» aktiviert, hält Microsoft die von dieser Verpflichtung erfassten Kundendaten im Ruhezustand in der Schweiz vor.
Ist die Einstellung deaktiviert, darf Microsoft diese Daten regional innerhalb der EU Data Boundary speichern. Diese umfasst neben den EU-Staaten auch die EFTA-Staaten und damit die Schweiz. Die Daten müssen dann aber nicht mehr ausschliesslich in der Schweiz gespeichert werden.
Wichtig ist diese Unterscheidung:
«Innerhalb der EU Data Boundary» ist nicht dasselbe wie «in der Schweiz».
Ist die Einstellung bei Schweizer Tenants automatisch aktiviert?
Nein, das lässt sich für bestehende Tenants nicht pauschal sagen. Microsoft weist darauf hin, dass bei berechtigten Tenants, die bis einschliesslich 14. September 2026 erstellt wurden, die konkrete Konfiguration tenant-spezifisch geprüft werden muss. Entsprechend können Schweizer Unternehmen unterschiedliche Microsoft-Mitteilungen erhalten: Bei einem Tenant kann die neue Option bereits aktiviert sein, bei einem anderen deaktiviert.
Für berechtigte Tenants, die nach dem 14. September 2026 erstellt wurden, ist die Einstellung laut Microsoft standardmässig deaktiviert.
Deshalb ist entscheidend, nicht von einer allgemeinen Standardeinstellung für die Schweiz auszugehen, sondern den eigenen Microsoft-365-Tenant zu kontrollieren.
Was passiert am 14.12.2026?
Bis zum 14. September 2026 kann die Einstellung geprüft werden. Während der Übergangsphase ändert sich der bestehende Datenstandort aufgrund dieser Auswahl noch nicht.
Am 14. Dezember 2026 wird die hinterlegte Auswahl wirksam. Bleibt die Einstellung deaktiviert, kann Microsoft die betroffenen Kundendaten danach regional innerhalb der EU Data Boundary und damit gegebenenfalls ausserhalb der Schweiz speichern. Das bedeutet nicht, dass sämtliche betroffenen Daten an diesem Tag verschoben werden.
Die Entscheidung kann auch später geändert werden. Wird die Speicherung in der Schweiz nachträglich wieder aktiviert, verpflichtet sich Microsoft wieder zur entsprechenden Geografie und beginnt mit der Rückverschiebung der betroffenen Daten. Dieser Vorgang kann laut Microsoft ungefähr sechs Monate dauern.
Was sollten Schweizer Unternehmen jetzt tun?
Datimo empfiehlt Schweizer Unternehmen, die Einstellung vor dem 14. Dezember 2026 bewusst zu prüfen und entsprechend den eigenen Anforderungen an Datenstandort, Datenschutz und Compliance festzulegen.
Administratoren finden sie im Microsoft 365 Admin Center unter:
Settings > Org settings > Organization profile > Data location > Commitments
Wird die Einstellung dort nicht angezeigt, prüfen Sie zunächst, ob für Ihren Tenant ein anderes Data-Residency-Angebot oder eine weitere Microsoft-Voraussetzung gilt.
Prüfen Sie dabei nicht nur, ob die Option ein- oder ausgeschaltet ist. Klären Sie auch, ob für Ihr Unternehmen die Speicherung der betroffenen Daten in der Schweiz erforderlich oder gewünscht ist oder ob eine regionale Speicherung innerhalb der EU Data Boundary den eigenen Anforderungen ebenfalls entspricht.
Fazit
Mit der neuen Einstellung entsteht für Schweizer Unternehmen ein wichtiger Unterschied: Bestimmte Microsoft-365-Kundendaten können weiterhin mit einer Datenresidenz-Verpflichtung für die Schweiz gespeichert werden – oder regional innerhalb der EU Data Boundary.
Entscheidend ist nicht, pauschal eine der beiden Varianten als richtig anzusehen, sondern den Datenstandort bewusst mit den eigenen vertraglichen, regulatorischen und organisatorischen Anforderungen abzugleichen. Schweizer KMU sollten deshalb den Status ihres Microsoft-365-Tenants vor dem 14. Dezember 2026 prüfen und eine bewusste Entscheidung treffen.